Motivar mediante el diseño del trabajo: El modelo de las características del trabajo

Las investigaciones sobre la motivación se centran cada vez mas en enfoques que relacionan los conceptos sobre esta con cambios en la manera en que esta esta estructurada. Los estudios sobre diseño del trabajo proporcionan evidencias bien sustentadas de que la forma en que se organizan los elementos de la tarea incrementan o disminuyen el esfuerzo que se le dedica. Estas investigaciones también ofrecen una visión detallada sobre cuales son esos elementos.

EL MODELO DE LAS CARACTERÍSTICAS DEL TRABAJO (MCT)

El modelo fue desarrollado por J. Richard Hackman y Greg Oldham, y propone que cualquier trabajo queda descrito en términos de las cinco dimensiones fundamentales siguientes:

1) Variedad de aptitudes: grado en que el trabajo requiere que se realicen actividades diferentes de modo que el trabajador utilice cierto número de aptitudes y talentos. Un ejemplo seria el de un propietario-operador de un taller que hace reparaciones eléctricas  reconstruye motores, hace trabajos que requieren su fuerza física e interactúa con los clientes.

2) Identidad de la tarea: grado en que el puesto requiere completar un elemento de trabajo total e identificable. Un ejemplo de esto seria el del un ebanista que diseña un mueble, selecciona la madera, construye el objeto y lo termina hasta la perfección.

3) Significancia de la tarea: grado en que el trabajador tiene un efecto sustancial en las vidas o trabajos de otras personas. Un ejemplo de esto seria el de una enfermera que atiende las diversidades necesidades de los pacientes internados en la  unidad de terapia intensiva de un hospital.

4) Autonomía: grado en que el trabajo proporciona libertad sustancial, independencia y discrecionalidad al individuo para que programe sus labores y determine los procedimientos por usar para llevarlo a cabo.

5) Retroalimentación: grado en que la ejecución de las actividades de trabajo que requiere a su puesto da como resultado que el individuo obtenga información directa y clara sobre la eficacia de su desempeño. Un claro ejemplo es el de un trabajador de fabrica que ensambla ipods y después los prueba para ver si funcionan bien.

¿COMO PUEDEN SER RE-DISEÑADOS LOS TRABAJOS?

A continuación se verán algunas de las formas en que el MCT puede llevarse a la práctica para hacer los trabajos mas motivantes:

1) Rotación de puestos: si los empleados padecen por el exceso de rutina de su trabajo, una alternativa consiste en usar la rotación de puestos (o lo que muchos determinan hoy capacitación cruzada). Esta práctica se define como el cambio periódico de un empleado de una tarea a otra. Cuando esta actividad ya no es interesante, el empleado pasa a otra, por lo general del mismo nivel, que tenga los mismos requerimientos de aptitudes. Los aciertos de la rotación de puestos radican en que reduce el aburrimiento, incrementa la motivación a través de diversificar las actividades  de los empleados y los ayuda a entender mejor la forma en que su trabajo contribuye al logro de los fines de la organización.

2) Diversificación del puesto: hace mas de 35 años, adquirió popularidad la idea de expandir los puestos en forma horizontal, lo que recibió el nombre de diversificación del puesto. Al incrementarse el número y variedad de tareas que un individuo ejecutaba se produjo mas diversidad en los puestos. La diferencia entre la rotación de puestos y su diversificación es sutil , sin embargo en la rotación de puestos los trabajos no se re-diseñan  sino que los empleados se mueven de uno a otro sin que cambie la naturaleza de estos. La diversificación de un puesto implica cambiarlo en la realidad.

3) Enriquecimiento del puesto: se refiere a la expansión vertical de los puestos. Aumenta el grado en que el trabajador controla la planeación, ejecución y evaluación del trabajo. Un puesto enriquecido organiza las tareas de modo que permite que el empleado realice una actividad completa, incrementa su libertad e independencia y le da mas responsabilidades y retroalimentación, por lo que los individuos tienen la posibilidad de evaluar y corregir su desempeño en el trabajo.

¿Como enriquece la administración el trabajo de un empleado?
Existen algunos lineamientos con base en el Modelo de las Características del Trabajo:

a) La combinación de tareas: toma labores que ya existen fraccionadas y las reúne para que formen un modulo nuevo y mas grande de trabajo.

b) Formar unidades naturales de trabajo: significa que las tareas que realiza un empleado forman un todo identificable y significativo.

c) El establecimiento de relaciones con los clientes: incrementa las relacione directas entre los trabajadores y sus clientes (tanto internos como externos en la organización).

d) La expansión del trabajo en forma vertical: da a los empleados responsabilidades  y control que antes estaban reservados para la administración.

e) Abrir canales de retroalimentación: permite que los empleados conozcan que tan bueno es su desempeño en el trabajo  y si mejora, deteriora o permanece en un nivel constante.

El conjunto de evidencias sobre el enriquecimiento del puesto por lo general muestra que reduce los costos del ausentismo y la rotación a la vez que aumenta la satisfacción  de los empleados, pero no es concluyente en el tema critico de la productividad. Algunos estudios recientes sugieren  que el enriquecimiento funciona mejor cuando compensa los sistemas inadecuados de retroalimentación y recompensa.

Aspectos que influyen en la satisfacción laboral

Debemos tener en cuenta que el término satisfacción el trabajo siempre será un punto clave que debemos tratar ya que de ello depende que el empleado se sienta conforme y demuestre que tan productivo es. Sin embargo, los valores son formas básicas de modos de conducta que afectan el comportamiento del empleado y también los debemos tomar en cuenta. Todas las personas poseemos un sistema de valores con base a la jerarquía que nosotros le damos.

Los valores son objeto de estudio pues son la base para entender las actitudes y las motivaciones pues estas influyen en nuestra percepción. Los valores de cada persona poseen una fuente de donde provienen que son la familia, los amigos, la escuela y los maestros, la cultura del país donde se viva; pero los valores que regularmente mostramos son lo que adquirimos en los primeros años de nuestra vida. Es así que los valores pueden clasificarse y así poder determinar de una forma lógica que tipo de comportamiento tendrá el empleado a partir de esa tipología. Es propio decir que los valores forman parte de la personalidad, es decir este tipo de convicciones estarán presentes durante toda la vida del individuo y que estas manifiestan una visión de lo correcto y lo incorrecto desde el punto de vista subjetivo de la persona.

Las actitudes son aprobaciones o desaprobaciones a través de enunciados llamados de evolución, es decir, es la forma como se siente una persona ante una determinada situación. Las actitudes no son lo mismo que los valores pero están interrelacionados. Igual que los valores, las actitudes las adoptamos de los padres, los grupos sociales, escuela, etc. Nacemos con cierta predisposición para llevar a cabo ciertas actividades y a medida que vamos creciendo tomamos lo que vemos de las personas que respetamos, admiramos o que incluso tememos. Modelamos nuestras actitudes al observar a los demás. Las actitudes son más inestables, pues estas son moldeables de acuerdo a la conveniencia de personas o empresas obteniendo de ellas un comportamiento deseable.

Los tipos de actitudes que se consideran están  relacionadas con el trabajo son los que el Comportamiento Organizacional hace mayor enfoque y son tres actitudes:

a) Satisfacción en el trabajo: es la actitud que un empleado asume respecto a su trabajo. De forma lógica aquellas personas que obtienen un alto nivel de satisfacción con sus actividades establecen actitudes muy positivas y benéficas.

b) Compromiso con el trabajo: un término tomado para su estudio el cual establece que es lo que mide el grado en que la persona se valora si misma través de la identificación sociológica en el puesto que se tiene dentro de la empresa. Los trabajadores plenamente identificados realmente les importan el trabajo que realizan.

c) Compromiso organizacional: es aquella que se refiere a que el empleado con la empresa, metas, objetivos y que está en medio de ello como cualquier otro que labora ahí, es decir, se refiere a identificarse con el servicio persona a la organización y el compromiso con el trabajo a identificarse con su labor especifica.

Las actitudes de las personas son sumamente cambiantes, situación que los gerentes han observado y a la que buscan darle solución. Se hace referencia a que las situaciones a que el empleado anteriormente asumía son posibles limitantes para un desarrollo de la persona en el presente y en el futuro, por lo que las empresas invierten en entrenamiento que permitan moldear nuevamente las actitudes de los empleados.

La satisfacción en el trabajo determina y afecta la productividad del empleado, el trabajo no solo es realizar las tareas especificas, también está el roce con otro personal, normas y procedimientos establecidos, es decir, la satisfacción en el trabajo tiene como base la suma de todas estas actividades.

Modelo de los Cinco Grandes

En los últimos años se ha acumulado un conjunto impresionante de resultados de investigaciones que sugieren la existencia de cinco dimensiones básicas que subyacen a todas las demás y agrupan la mayor parte de la variación de la personalidad humana. Los Cinco Grandes factores son los siguientes:

1) Extroversión: Esta dimensión captura el nivel de confort con las relaciones que se tiene. Los extrovertidos tienden a ser gregarios, asertivos y sociables. Los introvertidos, a ser reservados, tímidos y callados.

2) Adaptabilidad: Esta dimensión se refiere a la propensión de un individuo para aceptar los puntos de vista de otros. Las personas muy adaptables son cooperativas, cálidas y confiables. La gente con baja calificación en adaptabilidad es fría, inconforme y antagonista.

3) Meticulosidad: Esta dimensión es una mediad de la confiabilidad. Una persona muy meticulosa es responsable, organizada, confiable y persistente. Aquellos con baja calificación en esta dimensión se distraen con facilidad, son desorganizados y poco confiables.

4) Estabilidad emocional: (es frecuente que se denote por su inversa, la neurosis). Esta dimensión describe la aptitud de una persona para manejar la tensión. Las personas con calificaciones muy negativas tienden a ser nerviosas, ansiosas, depresivas e inseguras.

5) Apertura a las experiencias: la dimensión final aborda el rango y la fascinación de alguien con lo nuevo. La gente abierta en extremo es creativa, curiosa y con sensibilidad artística. Aquellos en el otro extremo de esta categoría son convencionales y se sienten cómodos con lo que les resulta familiar.

Las investigaciones sobre los Cinco Grandes también han hallado relaciones entre esas dimensiones de la personalidad y el desempeño en el trabajo. Como dijeron los autores de la revisión más citada:

“La preponderancia de la evidencias muestra que los individuos de los que se puede depender son confiables, cuidadosos, meticulosos, capaces de planear, organizados, trabajadores, persistentes y orientados al logro, tienden a tener mejor desempeño en la mayoría o todas las ocupaciones”.

Además los empleados que obtienen calificaciones altas en meticulosidad desarrollan niveles altos de conocimiento de su trabajo, tal vez porque la gente muy meticulosa dedica mucho esfuerzo a su trabajo. Entonces, los niveles elevados de conocimiento del trabajo contribuyen a que haya buen desempeño en el trabajo. Aunque la meticulosidad es la característica que se relaciona con más consistencia con el desempeño en el trabajo, las otras se relacionan  con más consistencia con el desempeño en el trabajo, las otras se relacionan con aspectos de este en ciertas situaciones. Es interesante que los individuos meticulosos vivan más debido a que tienden a cuidarse mejor (comen mejor y se ejercitan más) y adoptan menos comportamientos de riesgo (fumar, beber, consumir drogas, tener relaciones sexuales de riesgo o conducir en forma arriesgada). No obstante, la meticulosidad tiene sus lados negativos. Parece que las personas meticulosas, tal vez debido a que son muy organizadas y estructuradas, no se adaptan bien a contextos cambiantes. La gente meticulosa por lo general está orientada al desempeño. Tienen más problemas que los individuos menos meticulosos para aprender aptitudes complejas con rapidez, debido a que se centran en hacerlo bien en lugar de solo aprender. Por último, la gente meticulosa con frecuencia es menos creativa, en especial en cuestiones artísticas.

Los Cinco Grandes rasgos tienen también otras implicaciones para el trabajo y la vida. Los individuos que obtienen calificaciones altas en estabilidad emocional, son más felices que los que tienen calificaciones bajas. De los Cinco Grades, la estabilidad emocional es la que se relaciona con mayor intensidad con la satisfacción en la vida, en el trabajo y con niveles bajos de tensión. Es probable que esto ocurra debido a que dichas personas son más positivas y optimistas en su forma de pensar y experimentan menos emociones negativas. Las personas con poca estabilidad emocional son híper vigilantes (buscan los problemas o las señales de peligro inminente), y las altas calificaciones en estabilidad emocional se asocian con menos problemas de salud. Algo bueno para la estabilidad emocional baja: cuando están de mal humor, dichas personas toman decisiones rápidas y mejores que las que tienen buena estabilidad emocional.

En comparación con los introvertidos, las personas extrovertidas tienden a ser más felices en sus trabajos y en sus vidas en general. Experimentan emociones más positivas que los introvertidos y expresan sus sentimientos con más libertad. También tienden a desempeñarse mejor en trabajos que requieren interacción significativa con otras personas, quizá debido a que tienen más aptitudes sociales, es usual que tengan más amigos y dediquen más tiempo a las situaciones que quienes son introvertidos. Por último, la extroversión predice relativamente bien el surgimiento del liderazgo en los grupos; los extrovertidos son más dominantes en lo social, “se hacen cargo” de las personas y por lo general son más asertivos que los introvertidos. Pero también pueden ser más impulsivos, como lo pone en evidencia el hecho de que es más probable que los individuos extrovertidos falten al trabajo y tengan comportamientos arriesgados como el sexo sin protección, beber y otras acciones impulsivas o en busca de emociones.

Los individuos con calificación elevada en apertura a las experiencias son más creativos en ciencias y artes que los que tienen baja calificación. Como la creatividad es importante para el liderazgo, es más probable que las personas abiertas sean líderes eficaces. Asimismo, los individuos abiertos se hayan más cómodos con la ambigüedad y el cambio que otros con menor calificación en dicha característica. Como resultado, las personas abiertas se desempeñan mejor ante el cambio organizacional y son más adaptables en contextos cambiantes.

Quizá espere  que la gente adaptable sea más feliz que la apática, y lo es; pero solo muy poco más. Cuando las personas buscan compañeros de romance, amigos o miembros de equipos organizacionales, los individuos adaptables por lo general son su primera elección. Así, los individuos adaptables son más aceptados que los desagradables, lo que explica porque tienden  a desempeñarse mejor en trabajos  orientados a lo interpersonal como el servicio a clientes. Las personas adaptables también son más cumplidas y respetuosas de las reglas. Los niños adaptables se desenvuelven mejor en la escuela  y como adultos es menos probable que consuman drogas o beban en exceso. Así, es poco probable que los individuos adaptables caigan en un comportamiento organizacional desviado. Una desventaja de la adaptabilidad es que se asocia con menores niveles de éxito en la carrera (en especial con los ingresos). Esto quizá se deba a que las personas adaptables son malas negociadoras; están tan preocupadas por agradar a otros que con frecuencia no negocian tanto para sí mismas como lo hacen las demás.

Un claro ejemplo del comportamiento organizacional

¿Que es el Comportamiento Organizacional?

La mayoría de nosotros nacemos y morimos en una o varias organizaciones. Nos educan y trabajamos en ellas. Durante nuestra vida somos formados, controlados, recompensados e inclusive castigados en ellas. Podemos definir que la organización es una unidad social coordinada de forma consciente, conformado por personas, y que funciona con una base de relativa continuidad para llegar a sus metas trazadas. Pero para que exista una organización no basta con el conjunto de personas; ni siquiera es suficiente que todas ellas posean un propósito en común. Lo realmente decisivo es que dichas personas se organicen o coordinen sus actividades, ordenando la acción conjunta hacia el logro de unos resultados que, aunque sea por razones diversas, estimen todas ellas que les interesa conseguir.

En las organizaciones desarrollan su trabajo los que llamamos gerentes, que son los individuos que supervisan las actividades y logran determinadas metas por medio de las demás personas, a las que se les llama subordinados.

METAS DEL COMPORTAMIENTO ORGANIZACIONAL

a) Describir: Es el modo en que se conducen las personas

b) Comprender: Por que las personas se comportan como lo hacen.

c) Predecir: La conducta futura de los empleados

d) Controlar: Al menos parcialmente las actividades humanas.

FUNCIONES DE LOS GERENTES

a) Planeación: El gerente se encarga de definir las metas organizacionales. Del mismo modo determina la estrategia general para alcanzarlas y de desarrollar una jerarquía comprensible de los planes, con la finalidad de integrar y coordinar actividades.

b) Organización: El gerente se encarga de determinar cuáles son las labores que deben realizarse, quién las llevará a cabo, cómo se agruparán las tareas, quién reportará a quién y por último quién tomará las decisiones.

c) Dirección: Los gerentes son los encargados de motivar a sus subordinados, así como de dirigirlos, de seleccionar los mejores canales de comunicación, mediante los cuales resuelven los conflictos que se presenten en la organización.

d) Control: Después que se establecen las metas, se formulen los planes, se delineen los arreglos estructurales, se contrate, entrene y motive al personal, aún existe la posibilidad de que se haya cometido un error. Es en este punto donde se pone de manifiesto está función, para monitorear las actividades y asegurar así que se está consiguiendo lo planeado y corregir a tiempo cualquier desviación significativa.

HABILIDADES DE LOS GERENTES

Robertz Katz ha identificado 3 habilidades esenciales de los gerentes:

a)      Técnicas: Es la habilidad de aplicar el conocimiento especializado o la experiencia adquirida. Muchas personas pueden poseer un alto grado de habilidades técnicas, sin embargo son incompetentes si se les observa desde el punto de vista interpersonal.

Un ejemplo de este tipo de habilidad es un individuo que estudió administración de empresas, con especialización en Finanzas, y al concluir con sus estudios ingresa a trabajar en el área de administración y finanzas de una corporación, en la que verterá todos los conocimientos que ha adquirido. Pero si es asignado en el área de marketing, lo más probable es que su rendimiento no sea el adecuado, pues no ha desarrollado esa habilidad técnica en cuanto a desarrollo de nuevos productos y servicios por ejemplo, en el que es necesaria una formación especializada en este aspecto.

b) Humanas: Comprende la habilidad de trabajar con las demás personas, de entender y motivar a la gente de la organización, tanto de manera individual como en grupo.

c) Conceptuales: Consiste en la capacidad mental de analizar y diagnosticar situaciones complejas. Un ejemplo ocurre cuando se presenta un problema en la organización que requiere de una pronta solución, el gerente que se encuentra a cargo debe analizar de forma efectiva la situación problemática y tomar una decisión adecuada.

Dentro de este contexto ¿Qué es el comportamiento organizacional? Lo podemos definir como el campo de estudio que se encarga de investigar el impacto que los individuos, los grupos y la estructura organizativa, tienen sobre el comportamiento en las organizaciones, con el fin de aplicar esta información al mejoramiento de la eficacia de la organización. Debido a que el CO tiene que ver con las situaciones relacionadas con el empleo, no debería sorprender el énfasis del comportamiento en su relación con los empleados, el trabajo, la rotación de puestos, la productividad, el rendimiento de los subordinados y de la gerencia.

DISCIPLINAS EN QUE SE APOYA EL CO

Una forma común de comprender el Comportamiento Organizacional consiste en analizar las disciplinas que fundamentan la ciencia del comportamiento, sus aportaciones y unidades especiales de análisis. De acuerdo a esto se podría concluir que el Comportamiento Organizacional se ha adjudicado ideas, conceptos, métodos y conclusiones de otras disciplinas, especialmente de la Economía, la Psicología y la Sociología, la Administración, la Política Social, las  Relaciones industriales, las internacionales y de la Ciencia de la Computación.

Sin embargo muchas disciplinas académicas aún siguen contribuyendo al desarrollo del CO, esto por la cantidad de temas y problemas que ella abarca.  

ALGUNOS PRINCIPIOS ABSOLUTOS EN EL CO

Debido a que los seres humanos son complejos, cambian de actitudes y comportamientos en situaciones distintas y por lo tanto no son iguales, la habilidad para hacer generalizaciones sencillas, concretas y claras es limitada. Esto no significa que no se pueda ofrecer explicaciones razonables y precisas del comportamiento humano o en todo caso realizar predicciones válidas.

Quiere decir sin embargo que los conceptos de CO deben reflejar condiciones situacionales o de contingencia que son aquellas que moderan la relación entre las variables independientes e independientes, y mejoran la correlación.

MODELO DEL COMPORTAMIENTO ORGANIZACIONAL

I. Variables Dependientes: Se refiere a los factores claves que usted quiere explicar o predecir y que son afectados por otros factores. Las variables dependientes son:

a) Productividad: Se puede considerar una organización como productiva en la medida que logre sus metas y si lo hace transfiriendo los insumos a la producción al menor costo posible. Por lo tanto la productividad implica entendimiento tanto de la eficacia como de la eficiencia. El primer término se refiere a cumplir con las metas trazadas en la organización. La eficiencia es la relación existente entre el resultado eficaz y el insumo que se requiere para obtenerlo.

b) Ausentismo: Se refiere a la inasistencia de empleados al trabajo. Es innegable afirmar que es de suma importancia para la organización mantener bajos niveles de ausentismo, ya que sería imposible para ella lograr sus objetivos si los empleados no asisten a laborar, esto sobre todo en el caso de las organizaciones que dependen de una línea de producción, aquí el ausentismo puede provocar el paro general de la instalación. Los niveles de ausentismo por encima de los aceptables, afectan en la eficacia y eficiencia de toda la organización; pero en determinadas ocasiones las ausencias no se convierten en algo negativo para las organizaciones, por ejemplo cuando un empleado no asiste al trabajo por algún malestar grave, exceso de tensión, entre otros, es preferible que haya hecho esto porque de lo contrario su asistencia puede perjudicar su producción normal, esto se da en raros casos, generalmente las organizaciones se ven beneficiadas ante tasas de ausentismo bajas.

c) Rotación: Se refiere al retiro constante ya sea voluntario o voluntario de los trabajadores en la organización. Una alta tasa de rotación puede entorpecer el funcionamiento eficiente de la organización, esto en los casos en que el personal que se va, posee conocimientos y experiencias que se requieren en la organización, y además se debe encontrar un reemplazo al que debe prepararse para que asuma este puesto, es decir se está incurriendo en costos de reclutamiento, selección y entrenamiento.

Todas las organizaciones poseen determinada rotación, que hasta en algunos casos podría ser positiva porque se puede presentar la ocasión de reemplazar un individuo de bajo rendimiento por alguien que se encuentre mejor preparado, que tenga mejores habilidades, que posea una mayor motivación, etc.

Actualmente un nivel adecuado de rotación de empleados nuevos facilita la flexibilidad organizacional y la independencia del empleado y hasta se puede disminuir la necesidad de nuevos despidos. Aunque esto sería lo ideal, la rotación generalmente se encuentra relacionada con el despido de gente que la organización requiere, obstruyendo así su eficacia.

d) Satisfacción en el trabajo: Es una actitud hacia el trabajo de uno; la diferencia entre la cantidad de recompensas que los empleados reciben y la cantidad que ellos consideran deben recibir. La idea que se posee que los empleados satisfechos son más productivos que los que no lo son ha sido creencia básica de los gerentes por largo tiempo. Es mucha la evidencia que debate esta relación, pues no solamente las sociedades deberían interesarse por la cantidad de vida, es decir por la alta productividad y adquisiciones de materiales; sino también por la calidad de vida. La satisfacción es un objetivo propio de la organización, no solo está relacionada de manera negativa con el ausentismo y la rotación sino que también las organizaciones deben brindar a sus empleados labores desafiantes e intrínsecamente recompensables.

II. Variables independientes: Son la supuesta causa de algún cambio en las variables dependientes. Estas son:

a) Variables del nivel individual: La gente que entra a las organizaciones lo hace con determinadas características que influirán en su comportamiento en el trabajo, tales como las características biográficas, las características de la personalidad, ciertos valores y actitudes y niveles de habilidad. Todas estas se encuentran por lo general intactas al momento del ingreso del individuo a la fuerza laboral, la gerencia casi no puede hacer nada para cambiarlas, no obstante tienen un impacto grande en el comportamiento del empleado.

b) Variables a nivel de grupo: El comportamiento de la gente en grupo es más que la suma de todos los individuos que actúen a su manera, el comportamiento de la gente cuando se encuentra formando grupo es diferente al que muestran individualmente.

c) Variables a Nivel de Sistemas de Organización: El CO logra su máximo nivel de complejidad al agregársele una estructura formal a nuestra comprensión preliminar del comportamiento del individuo y del grupo. Las organizaciones son más que la suma de los grupos que la integran.

El diseño de la organización formal, los procesos de trabajo, las políticas de RRHH de la organización y las prácticas, la cultura interna, entre otros, son temas que poseen un impacto en las variables dependientes ya mencionadas.